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Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels.

Dernière date de mise à jour : 3 juin 2024

La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») de Buropro Citation, propriétaire et exploitant du site Web accessible au buroprocitation.ca est basée sur les principes énoncés dans le « Code type sur la protection des renseignements personnels » (CAN/CSA-Q830-96).

Rien dans cette Politique n'a pour effet de créer des obligations pour Buropro Citation au-delà de celles imposées par les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Dans la présente Politique:

  • « Renseignement personnel » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier.
  • « vous » réfère à vous en tant que client ou employé de Buropro Citation ou en tant qu'utilisateur de l'un de ses services (les « Services »).

Les articles qui suivent mettent à votre disposition de l’information sur :

  • La nature des Renseignements personnels que nous recueillons ainsi que les moyens par lesquels nous le faisons;
  • La portée de votre consentement;
  • Les mesures de sécurité et de gouvernance que nous respectons visant à les protéger;
  • Les finalités de leur utilisation;
  • La manière dont nous les communiquons et conservons;
  • Vos droits à leur égard ainsi que la manière de les exercer.

RESPONSABILITÉ

Buropro Citation a désigné un ou des individus responsables du respect de la présente Politique.

La responsabilité de s'assurer du respect par Buropro Citation de la Politique incombe à la ou aux personnes désignées, même si d'autres personnes au sein de Buropro Citation peuvent être chargés de la cueillette et du traitement quotidiens des Renseignements personnels. D'autres personnes au sein de Buropro Citation peuvent également être délégués afin d'agir au nom de la ou des personnes désignées.

Protection des renseignements personnels

Le nom ou titre et l'adresse de la personne responsable des politiques et des pratiques de Buropro Citation et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements est:

Pour toute question ou demande relative à la Politique, vous pouvez lui adresser un courriel.

CONTENU DE LA POLITIQUE

Renseignements personnels que nous recueillons

On entend par « Renseignements personnels » tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous.

En ce qui concerne les comptes d’utilisateurs, les commandes et les réservations, nous pouvons collecter :

  • Votre prénom et nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre domicile;
  • Ces informations sont collectées pour nous permettre de vous offrir un service et d’effectuer des suivis convenables avec vous lors de vos achats.
  • Ces informations peuvent être utilisées pour vous envoyer des courriels publicitaires si vous avez indiqué accepter de recevoir ce genre de communication;
  • Ces informations sont collectées lors de la création d’un compte en ligne; lorsque vous placez une commande en ligne; lorsque vous ouvrez un compte de membre du club de lecture; lorsque vous commandez un produit en commande spéciale en magasin; lorsque vous effectuez une réservation de produit; lorsqu’on planifie un transfert de marchandise à votre demande.

En ce qui concerne les tirages, nous pouvons collecter :

  • Votre prénom et nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre domicile;
  • Ces informations sont collectées pour nous permettre d’entrer en contact avec vous pour mener le tirage à terme;
  • Ces informations peuvent être utilisées pour vous envoyer des courriels publicitaires si vous avez indiqué accepter de recevoir ce genre de communication;
  • Ces informations sont collectées lorsque vous remplissez un formulaire de participation à un tirage en ligne, ou lorsque vous remplissez un coupon physique en magasin.

Votre consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique.

À cet égard, cette Politique est rédigée en des termes clairs, pour en faciliter la compréhension. Toutefois, s’il demeure des ambiguïtés, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont disponibles au haut de cette présente politique.  En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite et exprimé de manière expresse (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple).

Pour les Renseignements personnels recueillis au travers du Site web buroprocitation.ca, cette Politique fait office de demande de consentement. En d’autres termes, en utilisant le Site web vous consentez à ce que vos les Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique. Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site web.  Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site web pourraient ne plus vous être accessibles ou bien nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.

Sécurité et gouvernance

La sécurité de l’information est une priorité pour nous. En plus des mesures administratives que nous détaillons dans les articles qui suivent, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support notamment :

  • Le chiffrement de toutes les données personnelles qui sont stockées sur nos serveurs;
  • La restriction de l’accès physique à nos serveurs de données;
  • Nous réservons l’accès aux données à certains membres du personnel;
  • Nos employés qui utilisent des Renseignements personnels sont informés des mesures à respecter lors de l’accès à ces renseignements. L’accès à ces renseignements ne peut se faire que pour ce qui nécessaire à l’exercice de leurs fonctions respectives.

Communication de vos renseignements personnels

Nous ne communiquons vos Renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement. Toutefois, nous pourrions le faire sans votre consentement dans des circonstances précises autorisées par la loi. Voici une présentation de certaines circonstances qui pourraient nécessiter un partage de ces Renseignements personnels, ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger vos Renseignements dans une telle circonstance.

  • Sous-traitants / prestataires de services informatiques
    • Il est possible de signer un contrat avec des sous-traitants afin de vous fournir un service et/ou améliorer les services existants (ex. notre partenaire de développement de site web transactionnel).
    • Le contrat oblige les sous-traitants à n’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la prestation du service; s’abstenir de divulguer ou communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; nous permettre d’auditer ces mesures; nous aviser immédiatement lors d’un accident de confidentialité; détruite les Renseignements personnels à la fin d’un contrat.
  • Aux autorités légitimes
    • Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.
    • Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels. En général, nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante.
    • À nos avocats ou procureurs
      • Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.
      • Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.

Dans le cadre de la prestation de nos services, nous communiquons vos Renseignements personnels uniquement à l’intérieur du Québec.

Conservation des Renseignements personnels

Nous conservons les Renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes. Il est possible à que nous devions les conserver pour des périodes plus longues afin de nous conformer à des exigences légales liées par exemple au droit de l’emploi ou à la fiscalité.  

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible.

Veuillez noter que pour nos co-contractants et pour nos employés, nous pourrions avoir le droit de conserver certaines informations malgré une demande de suppression, et ce afin de faire valoir nos droits. Pour toute question à cet égard, nous vous prions de vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels pour de plus amples informations. 

Il est parfois possible que des statistiques ou des rapports contenant des renseignements dépersonnalisées ou anonymisées puissent être conservés pour des périodes de temps prolongées. 

Témoins et technologies similaires

Concernant le Site web, Buropro Citation peut utiliser des fichiers témoins de connexion (en anglais, cookies), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites web ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications.

Ces données peuvent inclure des informations telles que :

  • Votre adresse internet (IP);
  • Le type d’appareil utilisé pour consulter notre site web;
  • Le type de navigateur;
  • La version du navigateur;
  • Les pages de notre site que vous consultez;
  • L’heure et la date de votre visite;
  • Le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche et d’autres informations pour faciliter l’expérience de navigation en ligne. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage de notre Site web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions.

Nous vous invitons à accéder à la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.

Vos droits

À l’égard de vos Renseignements personnels :

  • Vous avez le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction. La présente Politique vise à le faire.
  • Vous avez le droit d’y avoir accès, et dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement leur utilisation, communication, conservation et destruction moyennant la transmission d’un préavis raisonnable.
  • Vous avez le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets.
  • Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales. 
  • Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer. 

Pour exercer ces droits, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse de courriel fournie dans la section « Protection des Renseignements personnels » que vous retrouvez plus haut dans la présente politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivants sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai. Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.

Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.

Modification

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par courriel). La date de publication de cette politique de protection des Renseignements personnels est indiquée tout en haut de la politique.